Все новости от 20 июня 2002 г.

Документооборот “в разрезе”

Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. М.: “ДМК Пресс”, 2002. — 224 с., ил. (Серия “БизнесПРО: продукты, процессы, прогнозы”).

Книга открывает серию “БизнесПРО: продукты, процессы, прогнозы” — совместный проект компании “АйТи” и издательства “ДМК Пресс”.

В рамках этой серии планируется выпуск книг по вопросам информатизации, конкурентной борьбы, стратегии и тактики управления, “человеческого фактора” в бизнесе.

В данной книге собраны теоретические сведения о технологиях автоматизации документооборота и обобщен практический опыт их применения с учетом российской специфики; рассмотрены различные по назначению и функциональности системы, представленные на отечественном рынке.

В первой главе рассказывается о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты, каким образом осуществляется современное законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах в области электронного документооборота.

Вторая глава книги содержит обзор наиболее известных систем управления документами и позволяет читателю ознакомиться с результатами их внедрения.

В обзоре рассмотрены следующие системы электронного документооборота (СЭД) и платформы для автоматизации управления документами: Documentum 4i, “Кодекс: Документооборот”, DOCS Fusion (PowerDOCS & CyberDOCS) и Fulcrum Knowledge Network (www.hbsltd.com, www.vest.msk.ru), Domino.Doc и Domino Workflow, LanDocs, OPTIMA-WorkFlow, а также продукция компании ABBYY. Материалы для данного анализа были предоставлены поставщиками этих решений.

Сжатое представление нескольких СЭД вызовет у заинтересованного читателя желание подробнее узнать о той или иной описываемой системе, заглянуть за рамки основных принципов построения, функциональных возможностей и рекламных слоганов.

Проницательные авторы в следующей главе издания подробно рассказали о системе электронного документооборота “БОСС-Референт”, разработанной компанией “АйТи” на платформе Lotus Notes.

Этот продукт предназначен для автоматизированного управления документами и ориентирован главным образом на автоматизацию движения управленческих и некоторых видов технологических документов (подробнее см., например, PC Week/RE, № 12/2001, с. 29).

В четвертой главе рассматривается методология AVM (Accelerated Value Method), специально разработанная в середине 90-х службой Lotus Consulting для внедрения корпоративных информационных систем (КИС) того же класса, что и СЭД.

Авторы предлагают читателю ознакомиться со структурой, основными разделами и практическими рекомендациями по применению AVM, не претендуя на восприятие приведенных материалов читателем как полного и всеобъемлющего изложения всех аспектов методологии.

Ключевая концепция AVM — ValueFrame, согласно которой весь проект внедрения КИС рассматривается как совокупность самодостаточных элементов (фреймов), завершающихся созданием и внедрением реально функционирующего фрагмента информационной системы.

Анализ экономической эффективности, достигаемой при внедрении системы электронного документооборота, дан в пятой главе. Авторы попытались убедить читателя, что использование системы управления документами не только модно, перспективно, современно, но и выгодно. Основными факторами повышения эффективности деятельности организации при внедрении СЭД, по мнению авторов, являются:

• сокращение затрат на бумажные документы;

• уменьшение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

• ускорение обработки информационных потоков;

• изменение корпоративной культуры организации.

В завершающей, шестой, главе издания обсуждаются перспективы развития СЭД, вопросы защиты информации, технологии ее интеграции с ERP-системами и использования мобильных устройств.

Приложение книги содержит текст Федерального закона “Об электронной цифровой подписи”, принятый в третьем чтении Государственной Думой РФ 13 декабря 2001 г.

Удачно подобранные эпиграфы к главам, разделам и подразделам книги помогают читателю настроиться на “волну” авторов, глубже понять сущность рассматриваемого вопроса.

Список используемой литературы содержит 30 наименований, среди которых — материалы научно-технических конференций-выставок, шесть Интернет-ссылок, публикации в различных известных периодических изданиях и др.

К сожалению, ссылки на литературу в тексте отсутствуют, что в некоторых случаях не позволяет быстро погрузиться в предметное изучение интересующей проблематики.

Издание представляет интерес для служб, занимающихся делопроизводителей, секретарей-референтов, сотрудниковотделов автоматизации, руководителей высшего и среднего звена, а также для студентов и аспирантов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

Дополнительную информацию о серии “БизнесПРО” и книге “Правда об электронном документообороте” можно найти на сайтах (www.it.ru/books/pro.html, www.it.ru/books/truth.html, www.dmkpress.ru/browse.php?cmd=describe&id=2714).

E-mail “ДМК Пресс”: info@dmk.ru.

Тел. “АйТи”: (095) 974-7979; e-mail: info@it.ru.